出版業界では全国の約1万4000件の書店との連絡にFAXを使用することが多くなっています。

利用の方法として新しく出版した新刊案内、廃刊休刊などの連絡、さらに受注用の返信など業務と一体になった形が主な例となっています。

このFAXを使って必要事項をfax同報し、顧客先にまとめてfax一斉送信する方法はチェーン展開する書店だけでなく、特に個人で運営する書店などに発揮することができます。

しかしFAXを利用することでの問題点として返信で受注した際の処理にあります。

返信で受注を受けた場合は、書店情報の確認、受注本の在庫の確認、受注先の確認、それらに必要な事項を記入などが必要になるため、日常の業務に時間が割かれる事になるからです。

これらは、毎日の事務作業でもありますから、効率化することで人と時間を節約し業務をスムーズに進めることができれば嬉しいです。

その解決や対策として、faxdmに一工夫をする方法があります。

一般的には送信するFAXには、
1)挨拶、
2)新刊本の紹介や案内、
3)返信用(受注用スペースに連絡欄(責任者、書店名、住所、郵便番号、電話連絡先)や記入欄を設けていますが、その返信スペースに新たに各書店ごとに用意した書店コードを記載しておくのです。

仮に書店コードがない場合で返信による受注注文が入ったとき、書店名、責任者名、書店住所、郵便番号、電話番号、受注本とその本数、在庫、などの確認を人の手による作業で行う必要があります。

しかし、あらかじめ書店情報を組み込んだ書店コードがあることで、書店名から電話番号まで、その書店に関連する情報の確認作業を省くことができます。

そのため、返信で受注を確認できれば書店コードと、受注本タイトル、本数、在庫などを確認するだけでよく、業務効率を上げることがができるんです。この方法は、あらかじめ取引先の書店情報をコード化しておくことがポイントとなり、この一工夫で業務の効率化を期待できるのです。